Te mostramos 3 situaciones a las que podrías enfrentarte si te ocupas de la gestión documental en una gran empresa, y cómo afrontarlas con éxito.
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Desde la entrada en vigor de la Ley de Residuos y Suelos Contaminados (Ley 7/2022) las empresas españolas han de adaptarse a una normativa que busca impulsar la economía circular y contribuir a la lucha contra el cambio climático.
Para alcanzar estos objetivos, la Ley promueve una serie de medidas que dotan a las empresas de una mayor responsabilidad sobre los residuos que generan y de la obligación de documentar el correcto tratamiento de los mismos.
Este proceso de documentación requiere una recopilación de datos que puede resultar compleja para las grandes corporaciones productoras de residuos, dada la diversa tipología y origen de los desechos que generan, así como el número de actores implicados en su gestión.
Sin un sistema estandarizado, seguro y ágil para consolidar los datos de residuos, esta gestión puede generar una gran sobrecarga administrativa y ocasionar errores. Te lo comentamos a través de un ejemplo ficticio, protagonizado por un Director de Calidad y Medioambiente de una gran corporación. Veamos tres situaciones a las que se enfrenta en su día a día:
Es lunes y un Director de Calidad y Medioambiente, al que llamaremos Juan, se dirige a su oficina. Trabaja para una gran multinacional que, gracias a su exigente estrategia de economía circular, está consiguiendo reducir el impacto de sus actividades industriales en el medioambiente.
Hoy Juan no está para bromas: el viernes la empresa no logró superar la auditoría para la certificación de Residuo Cero de una de sus fábricas. Y todo por no poder documentar adecuadamente la trazabilidad de los residuos.
«El problema es que no tenemos un control total sobre los datos de residuos: nos llegan a través de distintos colaboradores y en distintos formatos“ —le cuenta Juan al Director General. «Dedicamos muchas horas a revisar los datos. Y, aún así, encontramos incongruencias. Y si los datos no son fiables, no puedo asegurar que vayamos a conseguir el certificado de Residuo Cero tras la próxima auditoría».
Ese mismo día, Juan tiene que supervisar la presentación de documentación legal en la plataforma del Ministerio. Ha revisado varias veces las notificaciones de traslado y los documentos de identificación para asegurarse que, además de ser correctos, cumplen con la normativa de residuos vigente en España.
«En julio entró en vigor una nueva Ley de Residuos, la 7/2022. Ahora el productor inicial de los residuos tiene que asegurar su adecuado tratamiento y acreditarlo documentalmente. Si no presentamos la documentación correcta nos exponemos a sanciones.» —explica Juan al Director General.
Mientras revisa la documentación de traslados que le han hecho llegar, Juan comprueba que la información no es coherente. Faltan algunos datos de los traslados que se han realizado.
«No es la primera vez que ocurre. Estamos unificando los datos de residuos en un hoja de cálculo. La información nos llegan en distintos formatos y la añadimos de forma manual. Además, más de 25 personas tienen acceso a ella —tanto personal técnico interno, como algunos colaboradores externos—. Es fácil que alguien se equivoque, borre una fórmula u oculte una columna.» —explica Juan, de nuevo, al Director General.
Hasta ahora hemos planteado 3 tareas asociadas a la gestión de residuos en grandes corporaciones: la superación de auditorías ambientales, la correcta tramitación documental y la organización de miles de datos procedentes de distintas fuentes.
Por suerte, hoy en día existen soluciones tecnológicas para consolidar la información de residuos de forma segura, fiable y ágil. Hablamos de Zero, el software empleado por multinacionales y grandes empresas para cumplir con la normativa de residuos, optimizar su consumo de recursos y avanzar en sus estrategias de sostenibilidad ambiental.
A continuación te resumimos las principales características y funcionalidades que convierten a Zero en el software elegido por las grandes corporaciones que buscan una solución tecnológica limpia y rentable para la gestión de residuos:
Zero permite unificar y organizar los datos de residuos, sin importar su formato, desde su generación hasta el punto final (cantidad, tipo, destino, tratamiento, salidas). Podrás obtener datos individualizados por residuo concreto o por agregación de los mismos.
Controla los movimientos internos y externos de residuos, así como el almacén, para lograr una trazabilidad total.
Con Zero podrás agilizar la preparación de inspecciones, auditorías y memorias de sostenibilidad a través del acceso a un histórico de datos y podrás crear informes exportables.
Zero es accesible desde cualquier dispositivo y navegador conectado a Internet. Esto facilita el acceso a todos los agentes que deban reportar o consultar información.
Zero permite el uso de varios idiomas (actualmente español, inglés y portugués), extensible a otros idiomas.
Zero cuenta con un sistema jerárquico de asignación de usuarios y roles que garantiza la seguridad y facilita la subcontratación de la gestión documental. Además, emplea protocolos de control de acceso y de comunicación seguros a través de la red. De esta manera, desde un único emplazamiento podrás controlar distintas ubicaciones, con información individualizada o consolidada.
Te permite relacionar toda la información almacenada sobre residuos de manera gráfica y sintetizada y extraer conocimiento de interés para las certificaciones, planes de mitigación del calentamiento global, planes de economía circular y de residuo cero de las compañías.
A través de soluciones tecnológicas como Zero damos soporte especializado en gestión de residuos desde 2008, asegurando la cobertura legal y facilitando el flujo y el análisis de información para favorecer e impulsar negocios sostenibles.
Ponte en contacto con nosotros a través de este formulario para concertar una videollamada con un miembro de nuestro equipo y te ayudaremos a buscar la mejor solución para la digitalización de tu gestión documental de residuos.
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