Te explicamos, a través de un ejemplo real, cómo hacer frente a diversos problemas asociados a la gestión documental de residuos con la ayuda del software especializado Teixo.
En los últimos dos años se han producido importantes cambios normativos que afectan a gran parte de los profesionales del sector residuos, entre los que destacan los contenidos el Real Decreto de traslado de residuos (RD 553/2020) y la Ley de residuos y suelos contaminados (7/2022):
Si hasta ahora empleabas hojas de cálculo y papel para gestionar toda la documentación de residuos de tus clientes, la tramitación electrónica supone un cambio importante en tu operativa diaria porque tendrás que familiarizarte con las distintas plataformas ambientales. Además, necesitarás optimizar tu proceso de trabajo para no perder tu nivel de competencia frente a otras empresas del sector que ya han digitalizado su gestión documental.
Pero, ¿cómo dar los primeros pasos hacia la transformación digital? Te explicamos, a través de un ejemplo, cómo realizar la gestión documental de residuos de manera tradicional y cómo podrías hacerlo con Teixo.
Comienza una semana del año 2022 y Óscar, Director de Medioambiente en una empresa dedicada a la gestión integral de residuos, acaba de recibir una notificación de la Administración Pública. En ella se indica que, desde el 01/09/2020, alguien de su equipo ha tramitado la documentación de un cliente en un formato incorrecto y fuera de fecha.
“Es una situación que se repite habitualmente desde hace unos meses” - Le explica Oscar a Marta, socia fundadora de la empresa. “Ahora tenemos que tramitar toda la documentación de residuos a través de 4 plataformas ambientales: Andalucía, Galicia, Valencia y e-Sir, que es la del Ministerio. Dedicar tanto tiempo a gestiones administrativas no es rentable. Estamos dejando de lado otras tareas mucho más importantes para la empresa”.
Estamos a finales de febrero y, como cada año, Oscar tiene que encargarse de enviar el archivo cronológico y una memoria anual al Ministerio antes del 1 de marzo. Va justo de tiempo porque algunos datos no coinciden.
Oscar: “Lo de siempre… Alguien tocó la hoja de cálculo y borró una columna…. Ahora tengo que localizar la documentación en papel y vuelta a empezar… Contaba con preparar todo esto en 15 días y ahora tardaré el doble porque tengo que recuperar toda la información perdida”.
A punto de salir de la oficina le llama su compañera María, que es técnica de medioambiente.
María: “Oscar, no te vayas. Tienes que generar y firmar unos contratos de tratamiento”.
Oscar: “¿No puedes esperar a mañana, María? Hoy tengo prisa”.
María: “Lo siento, pero no. Son para nuestro principal cliente y los necesito ya”.
“No puedo tomarme nunca un respiro…” - piensa Oscar.
Hasta ahora te hemos presentado tres tareas asociadas a la gestión de documentación de residuos. Todas estas tareas (tramitación electrónica, firma de documentos y creación del archivo cronológico y memorias anuales) pueden generar una gran sobrecarga administrativa. Te explicamos cómo podrías ahorrar tiempo y dinero realizando dichas tareas con Teixo:
Con Teixo podrás generar toda tu documentación ambiental (contratos de tratamiento, notificaciones de traslado, documentos de identificación, etc.) en formatos siempre actualizados y tramitarla directamente con las plataformas autonómicas (GaIA, de Galicia, la plataforma de Navarra, SDR de Cataluña, SINGER de Baleares, ADCR 3.0 de la Comunidad Valenciana, SIRA de Andalucía) o con la plataforma del Ministerio (e-SIR).
Además, Teixo también tramita documentación de traslado de residuos con las comunidades autónomas que no disponen de plataforma propia: Asturias, La Rioja, Murcia, Canarias y Extremadura, así como con las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla mediante e-SIR.
Como hasta ahora, de acuerdo con la normativa de residuos deberás disponer de un archivo cronológico y la memoria anual antes del 1 de marzo del año posterior. Además, la nueva Ley amplía esta obligación a las entidades y empresas que transportan residuos peligrosos con carácter profesional o actúan como negociantes y agentes de residuos peligrosos.
No importa si eres gestor, agente, negociante o transportista: con Teixo podrás generar el archivo cronológico, así como agilizar la obtención de los datos necesarios para cubrir la memoria anual.
Además, te permite crear certificados, informes comerciales e informes ambientales.
Con la firma digital integrada en Teixo podrás olvidarte de imprimir, escanear y custodiar papeles. Eliminarás las tareas tediosas, mejorarás el tiempo de respuesta y ahorrarás hasta un 80% en costes administrativos frente a tu proceso de firma en papel. Funciona de acuerdo a eIDAS, reglamento europeo 910/2014 que establece los estándares legales y de seguridad para la correcta identificación electrónica de la firma.
Los documentos firmados en Teixo con esta firma, avalada por la empresa Docuten, son inalterables y se custodian y archivan bajo el cumplimiento de estrictos protocolos.
¿Te gustaría saber cómo funciona Teixo? Solicita información sin compromiso sobre el software especializado en gestión de residuos desarrollado por expertos y empleado por más de 900 centros gestores en España para agilizar su gestión documental y cumplir con la normativa de residuos.
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